PDF komprimieren

Der Text bleibt unverändert; was sinkt, ist die Qualität der Bilder im Dokument. Das Tool verkleinert die Bilder auf eine Größe, die eine A4-Seite in der gewählten Auflösung ausfüllt, und komprimiert sie erneut als JPEG: Bei der empfohlenen Stufe (150 dpi, JPEG-Qualität 68 %) beträgt die lange Kante höchstens etwa 1755 Pixel, bei starker Komprimierung (100 dpi, 55 %) etwa 1170 Pixel; auf dieser Stufe können kleine Schrift und feine Unterschriften in Fotos unscharf werden. Werden bei gescannten Dokumenten die Seiten in Bilder umgewandelt, gilt dieselbe Auflösung für die ganze Seite. Für Dokumente, die gedruckt werden sollen, wählen Sie schwache Komprimierung (200 dpi, 78 %). Es empfiehlt sich, das Ergebnis vor dem Versand zu öffnen und zu prüfen, ob auch die kleinste Schrift lesbar ist.

Bei den meisten Dateien ja: Das Tool verkleinert zuerst nur die Bilder im Dokument, ohne den Text anzutasten. Reicht das nicht aus (z. B. bei gescannten Dokumenten), wird jede Seite in ein einzelnes Bild umgewandelt; dann lässt sich der Text nicht mehr markieren, kopieren oder mit Strg+F durchsuchen, und interne Links sowie ausfüllbare Formularfelder fehlen in der neuen Datei. Das Tool nennt im Ergebnis, welchen Weg es verwendet hat. Da die Datei verändert wird, wird die elektronische Prüfung digitaler Signaturen (E-Signaturen) im Dokument in beiden Fällen ungültig; wenn die Signatur gültig bleiben muss, verwenden Sie die Originaldatei.

Wählen Sie die Stufe „Starke Komprimierung“ und klicken Sie auf „Verkleinern“; nach Abschluss zeigt die Statusmeldung die alte und die neue Größe an. Ein gescanntes oder mit dem Smartphone aufgenommenes Dokument mit wenigen Seiten liegt auf dieser Stufe meist unter 1 MB, da eine A4-Seite in der Regel 60–150 KB groß ist. Ist die Datei noch zu groß, sind es zu viele Seiten: Löschen Sie leere, doppelte oder unerwünschte Seiten mit PDF-Seiten bearbeiten und verkleinern Sie erneut. Erlaubt das System, ein mehrseitiges Dokument in mehreren Dateien hochzuladen, hilft es auch, es mit PDF-Seitentrenner in Teile aufzuteilen.

Die Verkleinerung wirkt am stärksten bei Dateien, deren Seiten aus großen Fotos bestehen: Dokumente mit 300–600 dpi vom Scanner oder von der Smartphone-Kamera werden meist um 50–90 % kleiner. Bei textlastigen Dateien, die aus Word oder einer Buchhaltungssoftware als PDF exportiert wurden, stammt der Großteil der Größe aus Text und Schriftarten; da es keine großen Bilder zu verkleinern gibt, fällt der Gewinn gering aus. Das Tool vergleicht das Ergebnis mit der Originaldatei und lädt nichts herunter, wenn keine nennenswerte Verkleinerung erreicht wurde; stattdessen warnt es Sie. Dann ist Ihre Originaldatei bereits effizient; die Größe lässt sich nur noch durch weniger Seiten verringern.

Die empfohlene Stufe (150 dpi) ist eine ausgewogene Wahl für Zahlungsbelege, Rechnungen, Verträge und Bewerbungsunterlagen, die per E-Mail verschickt oder am Bildschirm gelesen werden. Starke Komprimierung (100 dpi) eignet sich für die strengen 1–2-MB-Grenzen von e-Devlet sowie Schul-, Universitäts- und Bewerbungssystemen; normaler Text bleibt lesbar, sehr kleine Schrift wird jedoch schwieriger. Schwache Komprimierung (200 dpi) ist besser für Dokumente zum Ausdrucken, technische Unterlagen mit feinen Zeichnungen und Tabellen mit kleiner Schrift. Wenn Sie unsicher sind, probieren Sie zuerst „Empfohlen“; überschreitet das Ergebnis das Limit, können Sie die Stufe ändern und erneut auf „Verkleinern“ klicken, ohne die Datei neu auszuwählen.

Gmail und Outlook erlauben insgesamt etwa 25 MB Anhänge pro E-Mail; wegen der E-Mail-Kodierung kann schon eine Datei von 23–24 MB das Limit überschreiten. Beginnen Sie mit der empfohlenen Stufe: Ein gescanntes Dokument von 40–80 MB schrumpft meist auf 5–15 MB. Wenn Sie mehrere Dateien senden, verkleinern Sie jede einzeln oder führen Sie sie zuerst mit PDF-Zusammenführung zu einer Datei zusammen und verkleinern dann. Ist die Größe immer noch zu hoch, können Sie das Dokument mit PDF-Seitentrenner in zwei Teile aufteilen und in zwei getrennten E-Mails versenden.

Nein. Das PDF wird in Ihrem Browser gelesen, die Seiten werden auf Ihrem Gerät gezeichnet und komprimiert, und die neue Datei wird direkt auf Ihr Gerät heruntergeladen; der Inhalt wird an keinen Server gesendet. Aus dem Internet werden nur die PDF-Verarbeitungsbibliotheken (pdf.js und pdf-lib) geladen, und zwar einmalig, wenn Sie die erste Datei auswählen. Deshalb müssen Sie bei Dokumenten wie Grundbuchauszug, Ausweis, ärztlichem Attest oder Kontoauszug nicht auf einen Upload warten; die Bearbeitungsdauer hängt nur von der Geschwindigkeit Ihres Geräts und der Seitenzahl ab. Wenn Sie die Seite schließen, wird die Datei aus dem Browserspeicher gelöscht.

Ja. Das Tool funktioniert auf dem iPhone in Safari und Chrome, auf Android in Chrome und Samsung Internet. Die Seiten werden einzeln verarbeitet, und nach jeder Seite wird Speicher freigegeben; die Fortschrittsanzeige zeigt, wie viele Seiten fertig sind. Eine Datei mit mehreren hundert Seiten kann auf dem Smartphone dennoch einige Minuten dauern; in dieser Zeit sollten Sie den Bildschirm nicht sperren. Die verkleinerte Datei wird mit angehängtem -komprimiert am Ende des Originalnamens heruntergeladen: Auf Android landet sie im Ordner „Downloads“, auf dem iPhone im Ordner „Downloads“ der App „Dateien“ und kann von dort per WhatsApp oder E-Mail geteilt werden.

Ein PDF, das beim Öffnen nach einem Passwort fragt, lässt sich nicht direkt verkleinern; das Tool meldet, dass die Datei passwortgeschützt ist. Geben Sie zuerst im Tool PDF entsperren Ihr Passwort ein, um eine ungeschützte Kopie zu erstellen, und verkleinern Sie dann diese Kopie. Ist das Dokument vertraulich, können Sie die verkleinerte Datei mit PDF verschlüsseln erneut mit einem Passwort schützen. Dateien, die sich ohne Passwort öffnen lassen und nur Druck- oder Kopierbeschränkungen haben, werden in der Regel direkt verarbeitet. Da Kontoauszüge und manche Behördenschreiben passwortgeschützt eintreffen, kann es nötig sein, diese Reihenfolge einzuhalten.

Nein. Bei Dateien, die unter Beibehaltung des Textes verkleinert werden, bleiben die Seiten unverändert; nur die darin enthaltenen Bilder werden kleiner. Werden Seiten in Bilder umgewandelt, wird jede Seite mit der sichtbaren Größe und Ausrichtung der Originaldatei neu aufgebaut: Eine A4-Seite bleibt A4, eine Querformatseite bleibt Querformat, und gedrehte Seiten werden so übernommen, wie Sie sie auf dem Bildschirm sehen. Reihenfolge und Anzahl der Seiten sind in beiden Fällen gleich. Seiten mit transparentem Hintergrund werden auf weißem Grund gezeichnet. Farbige Dokumente bleiben farbig; das Tool wandelt nicht in Graustufen um. Deshalb kann die Farbscan-Fassung eines Schwarz-Weiß-Dokuments eine größere Datei ergeben als die Graustufen-Fassung desselben Dokuments.

In der Regel bringt es keinen nennenswerten Gewinn und verschlechtert die Qualität unnötig. Beim ersten Verkleinern werden die Bilder bereits auf die gewählte Stufe herabgesetzt; erneutes Komprimieren auf derselben Stufe ändert die Größe kaum, und manchmal meldet das Tool, dass das Ergebnis größer ist, und bietet es nicht zum Download an. Wenn Sie eine kleinere Datei brauchen, gehen Sie nicht von der verkleinerten Kopie aus, sondern wählen Sie noch einmal die Originaldatei und verwenden Sie diesmal die Stufe „Starke Komprimierung“; so wird das Bild nur einmal komprimiert, und die Schrift bleibt schärfer. Da Ihre Originaldatei nicht verändert wird, können Sie jederzeit darauf zurückgreifen.

Das Tool verarbeitet die Seiten einzeln, aber bei sehr großen Dateien (Hunderte Seiten oder über 200 MB) kann der Browser, besonders auf älteren Smartphones, langsamer werden oder der Tab sich neu laden. Schließen Sie zuerst andere Tabs und Apps und versuchen Sie es erneut. Hilft das nicht, teilen Sie die Datei mit PDF-Seitentrenner in Teile von 50–100 Seiten, verkleinern Sie jeden Teil einzeln und fügen Sie sie bei Bedarf mit PDF-Zusammenführung wieder zu einer Datei zusammen. Am Computer wird dieselbe Datei meist problemlos verarbeitet. Schließen Sie den Tab nicht, solange die Verarbeitung läuft.